讓總結和計劃融入歐美式思維

2015-05-21 11:46:13

每到年終歲尾,大家都會被上級要求做工作的總結和計劃,日常工作中,也經常要做,似乎是一項普通和簡單的工作,其重要性和意義毋庸置疑,不必贅述,但我們很多人卻總是苦惱于如何將它做得更為詳實和科學。因為從事人力資源工作,經??梢越佑|到各個層面的同事所做的總結和計劃,同時也通過和以德赫斯公司為代表的歐美國家企業工作人員的接觸,了解了他們是如何做工作總結和計劃的,真是千差萬別,便越來越深地感覺到,總結和計劃,是一項講究科學性和系統性的工作,是有很多工具可以應用的,它能直接帶動工作績效。大家表面上重視,但卻缺乏方法,難以切實做到PDCA(計劃、實施、檢查、處理),導致很多時候,我們所做的總結和計劃,帶有明顯的“中國式”特點。

首先就讓我們來看看,“中國式”同“歐美式”的總結和計劃有哪些區別:

(圖表)

并不是崇洋媚外,看了上述區別,我們不得不佩服“老外”在工作總結和計劃上的先進性,也許我們就可以從“目的、內容、形式、后續跟蹤”這四個方面來努力,引入“歐美式”思維方式,來做好工作總結和計劃。 

一、目的

首先,一定要深刻理解這一點,總結和計劃是為自己而做的,為了全面掌握和分析自己各方面工作的實際狀態和情況,從而改進績效,也為了事前做好實施方案,促進目標更好達成,所以這就決定了無論有沒有人要求,我們都應該在單項、或者階段性工作開始前做充分計劃,并在結束后,做全面總結。擺正了這件事的目的,就決定了做這件事的頻率和要求,一定是每個單項和階段性工作之前之后都要做,一定是為了分析問題所在,并在下一個管理循環中改進而做。

二、內容

總結中的每一處表述,一定是切實反映工作完成的流程、程度、結果、問題、建議、改進方案等。計劃則務必包括目標、促進目標達成的關鍵方面、計劃達成的考核指標、具體行動計劃等幾個重點。這里特別向大家推薦一種做工作計劃的好方法——平衡計分卡(詳見蘇珊娜特納《管理者的管理工具》第三版),簡單用圖來表示這種方法的思維方式如下:

(圖表)

用這種方式制定工作計劃有如下步驟:

1. 確定總體目標 

2. 將目標分解為幾個主要方面 

3. 為每個方面設定策略目標 

4. 確定每個策略目標的實現有哪幾個關鍵制勝因素 

5. 確定衡量策略目標是否實現的量化指標 

6. 為目標實現、指標達成設定行動計劃 

Z終,將構想和戰略轉化為切實的行動計劃,以往工作中我們經常省略前幾個環節,目標還不清晰的時候,就直接想什么時間做什么,耗費很多精力,但卻事倍功半。另外,如何確定衡量工作效果的量化指標也是個難點,但這卻是總結和計劃能否切實的關鍵。在整個總結和計劃過程中,都應該遵循“SMART”原則:

(圖表)

這是一種方法,也是一種思維方式,看似很簡單,卻有很系統的效果,首先設立整體目標,分項再設目標,使所有構想或戰略轉化為行動,員工所有行動圍繞目標達成;其次,關鍵制勝因素要求員工思考各項工作的關鍵點,工作不盲目;第三,策略性標準實際就是員工給自己設定的考核指標,要求量化,為我們設定考核KPI指標提供了素材;第四,可經常反饋總結,監督各部門、崗位員工工作進展; Z后,可以企業總體計分卡為基礎,按部門和層次向下創建更為詳細的卡片,以便將企業整體戰略分解到日常工作中。

三、形式

曾經有一次參加有德赫斯公司財務總監參與的會議,我們的工作人員在匯報時,用“提高了、增強了……取得了很好的效果”來描述工作成果,當時Max先生馬上條件反射般地問了幾個數據,用以幫助他了解工作的實際進展,這種數據化的思維深入西方人的腦子,可偏偏難以貫徹到我們東方人工作的各個方面。其實數據就在我們手邊,整理和分析數據的方法多年前就已經被管理界整理并傳授出來,只是我們沒有關注和掌握。比如進行數據分析時,通常應進行四個方面比較:和自身的同比、環比,和外界的競爭對手和行業平均標準比。還有很多管理工具可以應用到總結與計劃中,比如下面這些:

(圖表)

總之,用詳實的數據、事實,采取簡明直觀的表達方式,替代原來那些模糊的語言描述,可以直接有效地幫助我們做出總結和計劃。

四、后續跟蹤

去過日資企業參觀,前段時間又去了寶馬公司參觀,無論日式的精益管理或是歐美的看板管理,無一例外都在強調把工作成果明確直觀地體現出來。要求生產部各班組做提升效率的改革改造,就要求每個月都把改進項目的現場圖片、效率提升數據張貼在看板上;要求某部門通過培訓提升員工素質,就把全年培訓甘特圖貼在看板上,每過一個月更新一次進度條……每一項計劃的確定,一定有持續的跟蹤,跟蹤的結果一定和員工、部門的績效掛鉤。這樣工作總結和計劃才能成為推動績效提升的有力工具,它才不再是我們形式上的負擔,而是每天工作都離不開的伙伴。

做好工作計劃和總結,首先是觀念和認識上的改變,其次掌握工具和方法,然后應用在實際工作中,要做到后續的跟蹤,以及與績效考核的掛鉤。如果單憑提倡有能力和領悟力的員工自己應用,但不設定明確的方式、流程、考核要求,那么可能只有這些員工有提高,所以在摸索出合適的工作計劃管理模式后,集體去應用和實踐,這樣才能大幅促進組織績效的提升。

親愛的同事們,就從你馬上要做的這項工作總結和計劃開始,掀起一股“歐美范兒”吧!

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